Beschreibung
In Phase 3 wird der Soll-Zustand des ausgewählten Prozesses erfasst. Es wird angeleitet und auf Basis von Phase 0-2 schrittweise analysiert welche Änderungen sich im Detail ergeben und welche Implikationen diese für die zukünftige Gestaltung des Prozesses mit sich bringen. Der Fokus liegt hierbei auf der Risikoreflektion. Ziel ist eine detaillierte Zukunftsvision zu erfassen und dabei mögliche Risiken im geänderten Prozessablauf aufzudecken.
Vorgehen
In dieser Phase wird der Prozess Schritt für Schritt neu definiert. Dabei wird möglichst differenziert betrachtet welche Änderungen an welchen Stellen des Prozesses vorzunehmen sind, um der in Phase 1 definierten Zielvorstellung gerecht zu werden. Wesentliche Betrachtungsanker sind dabei Schnittstellen, Akteure und Systeme, die von Änderungen im Prozess betroffen sind. Leitend sind dabei die Fragen:
- Führt die Veränderung zu geänderten Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessschritten?
- Führt die Veränderung dazu, dass andere Akteure in den jeweiligen Prozessschritten beteiligt sind?
- Welche Änderungen ergeben sich in Bezug auf den Einsatz digitaler Systeme in den jeweiligen Prozessschritten?
Zusätzlich dazu liegt der Fokus auf den sich aus den Änderungen ergebenen Risiken. Die Risiken sind hierbei zu verstehen als potentielle Konflikte, Schwierigkeiten im Umgang mit neuen technischen Systemen, Konflikten zwischen etablierten Arbeitsweisen und neuen Regelungen o.ä. Die Risikobetrachtung erfolgt für jeden Prozessschritt unter Einbezug der Analyse der Änderungen im Prozess.
Tools und Methoden
- Auf der Basis der im Projekt entstandenen empirischen Ergebnisse wurden Personas entwickelt, die in dieser Phase als Zusatzmaterial bereitgestellt werden. Die Personas dienen dazu, einen empirisch geleiteten Perspektivwechsel zu vollziehen.
- Die Analyse-Schablone 2 dient zur detaillierten Neudefinition des Prozesses. Anhand der in Phase 1 definierten Prozessschritte werden jeweils der Soll-Zustand, Änderungen beteiligter Akteure, Schnittstellen, digitale Systeme und Risiken analysiert. Zusätzlich werden geplante Handlungsschritte definiert.
- Die Erfassung erwartbarer Risiken in den einzelnen Prozessschritten soll die Perspektive der Mitarbeiter, die mit den Änderungen in ihrem alltäglichen Arbeiten konfrontiert sind, integrieren. Dazu sind verschiedene Methoden der Erfassung der Risikowahrnehmung der Mitarbeiter oder teilnehmender Beobachtung zum besseren Verständnis eventueller Problemlagen vor, während und nach der Umstellung wesentlich. Dazu gehören z.B. Feedbackschleifen, Gruppendiskussionen, betriebliches Vorschlagswesen, MBWA (managing by walking around), geführte Workshops, Prototypen Testung (bei Einführung neuer Systeme).
